En el mes de mayo algunos miembros de la Junta Directiva participamos de una asesoría sobre el control de libros e informes que debe llevar la ADI, esto con el fin de estar empapados en el tema y corregir si algo se ha venido haciendo mal.
Acá les dejamos un resumen:
Presentes:
Dimo, Estefanía, Edith, Jenifer
Libros de secretaría
- Modelo del acta de asamblea general y puntos que se deben tocar en dicha asamblea dependiendo del tipo (ordinaria, extraordinaria, medio periodo o fin de periodo).
- Modelo del acta de reunión de junta directiva y puntos que se deben tocar en cada reunión.
- Libro de afiliados: control del mismo, mantenimiento, procesos de afiliación y des-afiliación.
Libros de tesorería
- Modelo del libro de tesorería. Destaca la importancia del rubro “Detalle/Concepto”, este debe ser específico, con número de cheque, número de factura y número de acta del acuerdo.
- Modelo del libro de inventario de activos. Usos y no usos del mismo.
- Modelo del libro de caja chica. Usos y no usos del mismo. Este libro es opcional.
- Libro de cuentas por folio. Manejo de ingresos y gastos por categoría. Se debe presentar en informes a DINADECO. Cuando los montos superan 5.000.000 de colones anuales se presenta, en su lugar, libros de contador (mayor y balance).
- Modelo de libro de proyectos. Auxiliar para proyectos, un folio por proyecto.
Informes
·
Informe
económico: se presenta anualmente, entre enero y marzo. Muestra gastos de fondos
privados y públicos. Este conlleva el año completo, desde enero a diciembre del
año anterior.
·
Informe
de liquidación de recursos: se presenta entre noviembre y diciembre de cada
año. Muestra gastos de fondos públicos (impuesto de cemento). Se adjuntan
copiad de las facturas y el fondo se debe gastar por completo.
Otros
·
Plan
de trabajo: se debe aprobar en asamblea general ordinaria o extraordinaria,
para realizar un nuevo plan o cambiar el existente se debe seguir el mismo
proceso. Todos los gastos de fondos públicos se deben apegar a los rubros
indicados en este plan.
·
Sellos
de facturas: para el control cheque-factura-acuerdo y factura caja
chica-reintegro-acuerdo. Todas las facturas deben llevar este sello con los
datos llenos.
·
Manejo
de renuncias de miembros en Junta Directiva: existe un periodo de treinta días
hábiles, después de la renuncia, para realizar asamblea y nombrar de nuevo al
miembro faltante. De no realizar la Junta Directiva y personería jurídica
quedarán invalidadas.
Notas internas:
Ø El libro de tesorería se entregó en
los periodos anteriores de forma incorrecta. Sin detalle específico indicando
número de cheque, número de factura y número de acta de cada gasto.
Ø No tenemos libro de afiliados, este se
debe buscar y si ningún miembro de Juntas anteriores lo tiene, deberíamos
iniciar uno.
Ø No se hacía uso de los sellos de
facturas, debemos investigar si estos sellos existen, sino hacerlos y empezar a
utilizarlos.
Ø Debemos hacer una depuración de los
afiliados actuales y proceder con las des-afiliaciones que apliquen.
